Настройка СЭД для администраторов#
Описание#
В данной инструкции описаны настройки для документов системы электронного документооборота (далее-СЭД), например, такие документы как входящие, исходящие, организационно-распределительный документ (далее-ОРД), поручения и служебные записки (далее СЗ). Для каждой формы СЭД должны быть созданы:
- Настройки документа;
- Подтипы документов
- Конструкторы документов, кроме документа поручение;
- Шаблоны маршрутов;
- Журналы регистраций.
Для работы с каждой формой необходимо настроить необходимые роли. О назначении ролей можно ознакомиться по ссылке «редактирование пользователя».
Также для каждой формы в системе присутствуют определенные дополнительные функции (константы).
Для отображения быстрых кнопок в панели инструментов должна быть настроена константа toolbar_docflow_route_processing_buttons
Входящие документы#
Входящий документ служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации.
| Роль | Описание |
|---|---|
| incomingdocument_read | для просмотра и ознакомления с документом. |
| incomingdocument_write | для возможности редактирования документа. |
| master_registrar | позволяет назначать вручную регистрационный номер и дату регистрации документа. |
Возможно использовать вычисляемые атрибуты
#Master_PrintedText# - содержательная часть
#Master_ReplyNumber# - в ответ на входящий - номер документа
#Master_ReplyDate# - в ответ на входящий - дата документа
Исходящие документы#
Исходящие документы - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ.
| Роль | Описание |
|---|---|
| outgoingdocument_read | для чтения и просмотра формы. |
| outgoingdocument_write | для редактирования формы. |
| outgoing_registrar | позволяет зарегистрировать документ. |
| master_registrar | позволяет вручную назначать регистрационный номер и дату регистрации документа. |
Возможно использовать вычисляемые атрибуты
#Master_PrintedText# - содержательная часть
#Master_WhoseName# - на чье имя (Ф.И.О.) в исходящем документе
Имеется константа:
Авторегистрация_ИсхДок - автоматическое присваивание номера исходящего документа на этапе "Зарегистрировать".
Исходящие_Идентификатор_почты_для_отправки - казывается идентификатор почтового ящика для отправки исходящего письма на почту контрагенту. В production.js в сервисе post указывается дополнительная почта.
User - логин от почты
Pass - пароль от почты
ОРД#
ОРД – это документ для автоматизации документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, распоряжения) в организации.
| Роль | Описание |
|---|---|
| organizationaldocument_read | для чтения и ознакомления с документом. |
| organizationaldocument_write | для редактирования документа. |
| master_registrar | позволяет вручную назначать регистрационный номер и дату регистрации документа. |
Имеются константы:
-
Авторегистрация_ОРД - автоматическое присваивание номера документа на этапе "Зарегистрировать"
-
servicerecord_with_signature - в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.
-
Не_требовать_подписанта_в_ОРД - отключает проверку в ОРД на наличие этапа с подписанием.
Поручения#
«Поручения» – это документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Для поручений имеются необходимые роли:
| Роль | Описание |
|---|---|
| instruction_read | для просмотра и ознакомления с документом. |
| instruction_write | для редактирования данной формы. |
Имеются константы:
-
поручение инициатор=контролер – в документе "Поручение" поле контролер автоматически заполняется значением из поля "Составитель".
-
instruction_with_signature – чтобы в реестре документа «Поручение» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи
Служебные записки#
Служебные записки – это документ служащий для автоматизации документооборота служебных записок в организации. Подробнее с данной формой можно ознакомиться в разделе «Служебные записки»
В служебных записках имеются технические роли для работы с формой документа:
| Роль | Описание |
|---|---|
| servicerecord_read | дает возможность чтения и ознакомления формы. |
| servicerecord_write | дает право редактирования документа. |
| docconstructor_write | открывает доступ к переходу в конструктор документа по данному типу/подтипу документа. |
| routetemplate_write | открывает доступ к переходу в настройки шаблона маршрута по данному документу. |
| documentsubtype_write | открывает доступ к переходу в настройки подтипа документа. |
В служебных записках имеется 2 константы:
-
servicerecord_with_signature – чтобы в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.
-
СЗ печать старой формы отчета до – отображает статичную печатную форму служебной записки. Возможно динамическое изменение печатной формы с помощью вычисляемых атрибутов
У служебных записок имеются сервисные функции, которые автоматически редактируют документ по заданным условиям. Так в служебных записках присутствуют такое сервисные функции как:
-
Service.ListOf.AgreementUsers – автоматически определяет дополнительного согласованта в служебных записках
-
Service.ListOf.Recipient – автоматически определяет получателя (-ей) служебной записки из "Кому".
-
Service.Recipient – автоматически определяет получателя служебной записки из "Кому".
-
Service.Signer – автоматически определяет подписанта в служебных записках.
Так же если поставить служебное слово Service.Signer в шаблоне маршрутов то по этому слову будет подставляться пользователь выбранный из выпадающего списка "Подписант". К примеру:
По шаблону данного маршрута можно убедиться в правильности заполнения сервисных функций в маршруте. А именно чтобы в маршрут вставали все кто указан в карточке в следующих табличных частях: Подписант, Кому, Копия и Доп. Согласование.
По умолчанию в поле подписанта встает руководитель инициатора документа, указанный в настройках пользователя. Подробнее с формой можно ознакомиться в инструкции «настройки пользователя».
Но если у инициатора документа стоит галочка «Право подписи», то по умолчанию инициатор становиться подписантом. Например:
На скрине видно что в поле «Руководитель» указана Абдуллаева А.Н. Если в поле «право подписи» поставить галочку то в поле подписан встанет Admin, так как страница авторизована под Админом
Загрузить из Excel#
Внутри служебной записки возможна загрузка данных из таблицы excel в табличную часть, подробнее можно ознакомиться по ссылке.
1) В конструкторе документов должна быть настроена верная нумерация для атрибутов иначе корректной вставки значений в табличную часть не произойдет:
2) Для выпадающих списков заполняется столбец "Код". Если заполнить столбец "Наименование" текстовыми значениями то вставка в табличную часть в документа не сработает.
Для типов атрибутов "Работник", "Должность", "Подразделение" рекомендуется использовать вычисления с помощью конструктора. Для примера в конструкторе документов создается атрибут "Строка" с наименованием "Табельный номер":
| Служебное наименование таблицы | Наименование | Тип атрибута | Служебное наименование |
|---|---|---|---|
| #Table1# | Работник | Работник | #worker# |
| #Table1# | Табельный номер | Строка | #worker_tabn# |
| #Table1# | Должность | Должность | #worker_post# |
И настроить следующие вычисления:
| Основной атрибут | Зависимые атрибуты | Вычисления |
|---|---|---|
| #Table1_worker# | #Table1_worker_tabn# | (select "NumTab" from rp."RP_Worker" where "VCode" = #Table1_worker#) |
| #Table1_worker# | #Table1_worker_post# | (select rpwm."IdPost" from rp."RP_Worker" w join rp."RP_WorkerMove" rpwm on rpwm."IdWorker" = w."VCode" where w."VCode" = #Table1_worker# and w."NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce(rpwm."DateEnd",'20700101') desc limit 1 ) |
| #Table1_worker_tabn# | #Table1_worker# | (select "VCode" from rp."RP_Worker" where "NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce("DateEnd",'20700101'::date) desc limit 1) |
В этом случае пользователю будет достаточно заполнить столбец "Табельный номер", а остальные атрибуты будут заполнены автоматически.
Для корректной вставки данных из excel в табличную часть рекомендуется используются следующие правила заполнения атрибутов:
| Тип атрибута | Заполнение |
|---|---|
| Произвольная выборка | Заполняется столбец "Код" |
| Контрагент | Заполняется столбец "Код" |
| Работник | Заполняется столбец "Код" |
| Подразделение | Заполняется столбец "Код" |
| Должность | Заполняется столбец "Код" |
| Пользовательский тип атрибута | Заполняется столбец "Код" |
| Договор | Заполняется столбец "Код" |
| Дата | 01.01.2000 |
| Дата и время | 01.01.2000 0:00 |
| Время | 0:00 |
| Логическое | true - установлена галочка |